Politique et Code de conduite de la COVID-19 de la SCEE-ABC 2023

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La Société canadienne d’écologie et d’évolution et l’Association botanique du Canada (SCEE-ABC) organisent conjointement leur conférence annuelle en juin, à Winnipeg, au Manitoba. De tels évènements sont en accord avec les ordres du gouvernement local et l’orientation en santé publique. La SCEE-ABC est engagée à créer un évènement qui réduit les risques pour tous les participants; avec cet objectif en tête, les organisateurs s’attendent à ce que tous les participants se conforment aux mesures de sécurité spécifiées ci-dessous.

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Le Comité de sécurité COVID-19 du comité organisateur local (COL) a modifié le Code de conduite de la COVID 2022 de la SCEE-SEA, en tenant compte de la meilleure information scientifique disponible en mars 2023; cette politique est sujette à des changements précédant la conférence en fonction de toute nouvelle information.

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Protocoles pour la COVID de la SCEE-ABC 2023

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• Masques

Des masques seront requis à l’intérieur du Centre des congrès RBC à l’exception de brèves périodes pour manger ou boire. Les masques devront être portés en tout temps lors des activités scientifiques de la réunion, pour les présentations orales ainsi que les présentations d’affiches. Une exception peut être faite pour les présentateurs qui n’ont pas de symptôme de la COVID-19, ont eu un test COVID-19 négatif le jour de leur présentation, et qui se tiennent à au moins 2 m du membre de l’audience le plus près. Dans ces conditions, le présentateur peut enlever son masque immédiatement avant sa présentation et le remettre avant son retour à l’audience. Pendant la session d’affiches, de la nourriture et des boissons seront disponibles dans le Salon des expositions, mais dans un espace séparé des présentations d’affiches afin de réduire le risque pour les présentateurs et les autres délégués. Les masques devront être portés par les présentateurs et les membres du public dans l’espace dédié aux présentations d’affiches.

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Les masques seront requis en arrivant aux autres sites intérieurs de la conférence et pourront seulement être enlevés pour manger, pour boire ou à l’extérieur.

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Ces évènements et ces sites incluent, mais ne se limitent pas, à la cérémonie d’ouverture à la Galerie d’art de Winnipeg/Qaumajuq et à la Session plénière publique au Musée canadien pour les droits de la personne. Les masques seront requis lors du transport en véhicule offert dans le cadre de la conférence, incluant dans les autobus, pendant les excursions et lors de l’utilisation du service de navette de la conférence.

 

Afin de maximiser votre sécurité et la sécurité des autres délégués de la conférence, nous vous encourageons à porter des masques dans d’autres endroits publiques pendant votre voyage jusqu’à la conférence et lors de la réunion.

 

• Plan de sol

Le COL et les employés des sites de conférence (Centre des congrès RBC; Gallerie d’art de Winnipeg/Qaumajuq; Musée canadien pour les droits de la personne; et autres sites) vont développer des plans de sol pour réduire le risque de transmission du SARS-CoV-2 au mieux de nos capacités. Dépendamment des options disponibles à chaque site, ceci pourrait inclure : augmenter la distance entre les chaises, adhérer à certaines capacités maximales, limiter la consommation de nourriture et de boissons aux endroits désignés ou offrir des espaces désignés pour la conversation loin de la nourriture et de la boisson où les individus doivent être masqués.

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• Ventilation

Le Centre des congrès RBC a récemment été mis à jour et, par conséquent, a des normes d’aération élevées. La ventilation intérieure sera suivie tout au long de la réunion en utilisant des moniteurs de CO2. Des filtres-HEPA portatifs ou des boîtes Corsi-Rosenthal seront ajoutés aux chambres si les niveaux de CO2 sont jugés trop élevés.

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• Dépistage rapide

Quatre tests rapides pour la COVID-19 seront donnés aux participants à leur arrivée, à l’inscription à la conférence et des tests additionnels seront disponibles sur demande. Les participants seront demandés d’effectuer un test rapide tous les matins avant de manger ou de boire et d’effectuer un test rapide additionnel plus tard dans la journée à l’apparition de faibles symptômes. Il a été démontré qu’un prélèvement combiné de la gorge et des narines est plus efficace qu’un prélèvement unique des narines. Nous demandons aux gens d’avertir le Comité de sécurité COVID-19 du COL s’ils reçoivent un test rapide positif. Si une personne a un test positif, nous tenterons de lui donner l’option de présenter virtuellement tel qu’en enregistrant sa présentation à l’avance pour qu’elle soit jouée pour l’audience plus tard. Si une présentation est annulée, nous allons rembourser 50% des frais d’inscription.

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• Vaccination

Les participants sont fortement encouragés à être vaccinés au maximum, mais il n’y a pas de mandat de vaccination pour la réunion de 2023.

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Code de conduite de la COVID 2023 de la SCEE-ABC

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En reconnaissant ces protocoles et en signant le formulaire ci-dessous lors de l’inscription à la réunion, je reconnais et j’accepte d’adhérer au Code de conduite de la COVID 2023 de la SCEE-ABC :

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• Je suis conscient(e) de l’existence de la COVID-19 et que ma participation à une réunion en personne pourrait être la cause de blessure, de maladie ou de mort chez moi et/ou chez ma famille.

• Les symptômes de la COVID-19 varient d’une personne à l’autre et ce en fonction de la variante. Les symptômes les plus communs sont : un mal de gorge, le nez qui coule, des éternuements, une toux sèche, une nouvelle toux ou une toux qui s’aggrave, de l’essoufflement ou de la difficulté à respirer, une température corporelle égale ou supérieure à 38°C, se sentir fiévreux, des frissons, la fatigue ou des faiblesses, des maux de muscles ou corporels, la perte récente du goût ou de l’odorat, des maux de tête, des douleurs abdominales, la diarrhée et des vomissements, une sensation générale de malaise. Je vais effectuer un test rapide à la suite de l’apparition de n’importe quel symptôme, même si celui-ci est léger.    

• Je ne participerai pas à la conférence si j’obtiens un résultat positif à un test rapide, même si je n’ai pas de symptôme. Si j’ai eu un résultat positif de la COVID-19 lors des 14 jours précédents la conférence, je n’y participerai pas, à moins de ne plus avoir de symptômes listés ci-haut, et d’avoir obtenu deux tests rapides négatifs effectués avec un délai d’au moins 24 h. Pendant la conférence, j’accepte de rapporter rapidement au Comité de sécurité COVID-19 du COL un résultat positif de la COVID-19.

• Je vais porter un masque approprié à l’intérieur. Mon masque couvrira mon nez ainsi que ma bouche et pourra être décrit comme un masque N95, KN95, CA-N95, respirateur, chirurgical ou à multicouches. Si je présente ma recherche à l’oral et à plus de 2 m du membre de l’audience le plus près, je pourrai enlever mon masque quand je parle. Je pourrai enlever mon masque brièvement pour manger et pour boire, et quand j’aurai terminé, je remettrai mon masque rapidement. Pendant la session d’affiches dans le Salon des expositions, de la nourriture et des boissons seront disponibles dans une zone séparée des affiches. Si je mange ou je bois, je resterai dans l’espace désigné où la consommation est permise et j’attendrai d’avoir fini d’avoir mangé/bu avant de m’approcher des affiches en portant mon masque. J’approcherai seulement une fois masqué. Je vais adhérer de façon similaire à cette politique de masques quand je participerai aux évènements de la conférence aux autres sites, incluant, mais non limité à, quand je me servirai des services de transport en véhicule tels que les autobus d’excursion et les navettes de conférence, la cérémonie d’ouverture, la session plénière publique (même si je vois des membres du public qui ne sont pas masqués), et la cérémonie de clôture.

• Comportement. Pendant l’évènement, je vais suivre toutes politiques de santé et de sécurité telles que requises par les établissements et la SCEE-ABC.

• Dépenses dues à la COVID-19. Je reconnais que je suis exclusivement responsable pour l’entièreté des coûts reliés à la prévention et à l’atténuation du virus COVID-19, incluant les soins médicaux, un séjour à l’hôtel prolongé, des plans de voyage modifiés et toute autre dépense en lien avec la COVID-19.

• Formulaire du Code de conduite de la COVID-19 2023 de la SCEE-ABC. J’accepte de signer un formulaire avec la déclaration suivante quand je m’inscris en personne en juin à la conférence :

 

J’ai lu, compris et accepté de me conformer au Code de conduite de la COVID 2023 de la SCEE-ABC. Je comprends également que quelconque violation du Code de conduite de la COVID 2023 de la SCEE-ABC peut mener à mon exclusion des activités de la conférence sans avertissement ou remboursement et pourrait mener à mon exclusion d’évènements futurs. Ces règlements s’appliquent à moi ainsi qu’à toute autre personne (ex : un compagnon ou un enfant) qui m’accompagne aux évènements de la conférence tel qu’indiqué dans mon inscription.

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